POLITIQUE SUR LA CONFIDENTALITÉ
ET LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Date d’émission : avril 2023
Date de mise à jour : décembre 2025
« Toute personne a droit au respect de sa vie privée »
(Charte des droits et libertés de la personne, article 5)
BUT
L’ergothérapeute œuvrant à la clinique Ergothérapie chez soi est appelé à recueillir diverses informations personnelles concernant ses clients et à constituer un dossier pour chacun d’eux, dans l’unique but d’offrir des services de santé de grande qualité et de respecter les exigences de son ordre professionnelle (Ordre des Ergothérapeutes du Québec). Il est de sa responsabilité d’assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements personnels recueillis.
Dans ce contexte, la clinique se conforme à la législation en vigueur en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), ainsi qu’aux autres dispositions légales et réglementaires applicables. La clinique Ergothérapie chez soi s’engage également à respecter les normes du Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé (OEQ, 2015).
CONTRÔLE DE L’ACCÈS AUX DOSSIERS
La clinique Ergothérapie chez soi utilise une approche hybride (support papier et support numérique) pour la gestion des dossiers-clients contenant des renseignements personnels. Plusieurs mesures sont mises en place afin d’en assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité.
Support papier
Les dossiers papier sont conservés dans un local privé verrouillé. À l’intérieur de ce local, ils sont rangés dans un classeur verrouillé, accessible uniquement par l’ergothérapeute et la propriétaire de la clinique. Les dossiers sont classés de façon rigoureuse et conservés pour une durée de cinq (5) ans suivant la dernière intervention.
Les documents confidentiels destinés à la destruction sont détruits par déchiquetage. Lorsque le dossier papier est consulté à l’extérieur du classeur, l’ergothérapeute en assure une surveillance constante afin que seules les personnes autorisées y aient accès. Lors des visites à domicile, seuls les documents essentiels sont transportés et ceux-ci sont surveillés en tout temps.
Support technologique
Les renseignements personnels conservés sous format numérique sont protégés par différents mécanismes de sécurité afin de prévenir toute intrusion et d’assurer leur disponibilité en cas de besoin.
Les documents numériques sont entreposés sur un support externe protégé par mot de passe. Ce support est également conservé dans un classeur sous clé. De plus :
L’ordinateur est protégé par un mot de passe complexe ou une empreinte digitale;
L’écran se verrouille automatiquement après 60 secondes d’inactivité;
L’ordinateur est surveillé en tout temps lorsqu’il est utilisé à l’extérieur du bureau.
D’autres mesures de protection sont aussi mises en place :
Utilisation d’un antivirus régulièrement mis à jour;
Utilisation d’un pare-feu;
Mises à jour régulières des logiciels;
Suppression sécuritaire des données avant la mise au rancart du matériel;
Utilisation d’un nuage infonuagique privé pour les sauvegardes temporaires.
CONFIDENTIALITÉ DES TÉLÉCOMMUNICATIONS
Dans certains contextes, la transmission de renseignements confidentiels par courriel simple peut être nécessaire. Toutefois, ce mode de communication comporte des risques (erreur de destinataire, intrusion, etc.). Ainsi, le consentement du client est requis avant toute transmission de renseignements confidentiels par courriel simple.
Afin de réduire les risques, les mesures suivantes sont appliquées :
Les documents transmis sont protégés par mot de passe;
Le mot de passe est transmis séparément (par téléphone ou message texte);
L’adresse du destinataire est vérifiée avec rigueur;
Le service de messagerie professionnelle de la clinique bénéficie d’une protection contre les logiciels malveillants via Microsoft 365 (Exchange Online Protection);
Lorsqu’un document est transmis à un organisme public ou parapublic, il est déposé dans leur réseau sécurisé, avec l’autorisation du client.
DROITS DES CLIENTS CONCERNANT LEURS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conformément à la législation en vigueur, tout client de la clinique Ergothérapie chez soi dispose des droits suivants relativement à ses renseignements personnels :
1. Droit d’accès
Le client a le droit de consulter son dossier et d’obtenir une copie des renseignements personnels détenus à son sujet, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
2. Droit de rectification
Le client peut demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques contenus dans son dossier.
3. Droit de retrait du consentement
Le client peut en tout temps retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels, sous réserve de ses obligations légales et des impacts possibles sur la continuité des services.
4. Droit à la confidentialité
Tout client a droit à la protection de ses renseignements personnels et à une utilisation strictement limitée aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
5. Droit de porter plainte
Le client peut porter plainte s’il estime que ses renseignements personnels n’ont pas été protégés adéquatement. Toute plainte sera traitée avec sérieux, confidentialité et diligence par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Toute demande d’accès, de rectification, de retrait du consentement ou toute plainte doit être formulée par écrit (par courriel ou par courrier) auprès de la responsable de la protection des renseignements personnels de la clinique Ergothérapie chez soi. Un délai raisonnable de traitement sera respecté conformément aux exigences légales.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute question concernant la présente politique peut être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à la Clinique Ergothérapie chez soi. Cette personne est également responsable de la remise de copies de dossier sur demande. Des frais d’impression et d’expédition peuvent s’appliquer pour une copie papier.
Responsable : Marie-Pier Prud’homme, ergothérapeute et propriétaire
Téléphone : 514-993-0970
Courriel : mp.prudhomme@ergotherapiechezsoi.com